Sistemas de apoyo a ejecutivos

Sistemas de apoyo a ejecutivos

Los sistemas de apoyo a ejecutivos o sus siglas EIS (Executive information system) son sistemas computacionales que proveen al ejecutivo acceso fácil a la información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos para el éxito.

Los EIS Son herramientas de apoyo a decisiones, que no son tan comunes pero que igual necesitan evaluación, y se enfocan en la situación actual de la organización para optimizar la toma de decisiones.

Recopilan la información  de la plataforma de sistemas de la empresa, información de los proveedores, competidores o bases de información relacionada al sector industrial, es decir que maneja datos tanto internos como externos de la organización.

Características 
- Cubre las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa. 
-  Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio.
- Se desarrollan con altos estándares en sus interfaces hombre-máquina, caracterizadas por graficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto. 
 - Accesan información que se encuentra en línea. Se extrae en forma directa de las bases de datos de la organización lo que permite analizar las tendencias, etc. 

Factores de éxito de un EIS 

•  Que se vea bien. Uso grafico de las pantallas que permite accesar la información relevante  
•  Que será relevante. Acceso a los datos que son importantes y que se han identificados como críticos para la empresa.   
•  Que sea rápido. Tiempos de respuesta cortos.
• Que la información esté disponible y actualizada. Un EIS debe proporcionar información en el momento oportuno y debe estar actualizada.

El proceso de desarrollo de un EIS

Metodología para el desarrollo e implantación de un EIS 
1.   Identificación de las alternativas para el desarrollo del sistema

• Desarrollar el sistema, de manera interna, a partir de cero.
• Modificar los sistemas actuales con el fin de cubrir los requisitos.
• Desarrollar el sistema a partir de cero con la ayuda de desarrolladores externos con experiencia en EIS.

2. Creación de la propuesta

Ayuda a tener un apoyo mas solido para el desarrollo del sistema y a minimizar la resistencia por parte de los ejecutivos.

Principales razones para presentar formalmente una propuesta:

• Claro entendimiento con el ejecutivo.
• Reducir la resistencia al cambio.
• Manejar las expectativas.
• Lograr el compromiso de los recursos.

 Esto ayuda a tener una visión más clara de lo que es un EIS. 

3.  Determinación de las necesidades del ejecutivo

Estrategias para determinar cuáles son estas necesidades:

•  Aplicar la metodología relacionada con los factores críticos del éxito.
• Entrevistas con los directores o gerentes de las diferentes áreas funcionales de la empresa para conocer información relevante.
• Enumerar los principales objetivos de la empresa a corto y a mediano plazo y definir la información necesaria para darle seguimiento.
• Preguntar a los ejecutivos cuáles son los datos que no les gustaría que llegara  manos de la competencia.
• Determinar la información que utiliza en la actualidad el ejecutivo para monitorear la situación de la empresa.
  4.   Creación del sistema y presentación de un prototipo

Un EIS se describe como un prototipo que nunca termina ya que estos sistemas deben evolucionar constantemente y la velocidad con que se realicen los cambios es muy importante para el éxito.

Un prototipo de arranque (inicial) requiere de seis semanas a cuatro meses para su desarrollo y evoluciona cuando se le agregan nuevas funciones.

Implantación exitosa de un EIS

Para lograr una implantación exitosa den tenerse en cuenta diferentes factores tales como:

•  El ejecutivo debe estar comprometido con el proyecto e informado sobre el mismo.
•  Debe haber un socio operativo que es quien se relaciona con el manejo de los detalles de implantación del sistema y de la toma de decisiones, este puede ser la persona más cercana al ejecutivo ya que es quien mejor conoce las necesidades.
• Personal idóneo en el departamento de informática.
• Tecnología apropiada.
•  Administración de los datos. Infraestructura adecuada de la base de datos interna y externa de la organización ya que esta será la fuente de información que tomara el EIS para luego ser usada y expuesta por el ejecutivo.
• Relación clara con lo objetivos del negocio.
• Manejo de la resistencia al cambio.
•  Administración adecuada de la evolución y expansión de sistema.

Efecto del EIS en el proceso de planeación y control de la organización

Las principales mejoras que pueden lograrse al utilizar los EIS son: 
1.    Mejoras en los sistemas actuales de reportes corporativos o divisionales, a través de:

• Cambios en el método de recolección de información.
• Mejoras en la integridad de los datos.
•  Acelerar el proceso de obtención de información.
• Cambios en la forma de presentar la información mediante la utilización de nueva técnicas de presentación como graficas, histogramas, dibujos y animaciones.

2.    Rediseño de los sistemas actuales de reportes

Se centra la atención en los factores críticos para mejorar el negocio. Los factores que motivan el rediseño del proceso de planeación y control son:

• Contar con información semanal o diaria.
• Disponibilidad de nuevas metodologías como factores críticos del éxito.
• El rápido avance en las capacidades del hardware y software.
  
  3.    Cambios en los procesos de planeación y pronostico

• Crea aplicaciones de planeación estratégica y análisis competitivos, que se perfeccionan a través de comunicaciones adecuadas y acceso a las bases de datos.
• Logra que los ejecutivos utilicen el sistema para la planeación técnica.

4.  Capacidad para realizar análisis específicos mediante el empleo de información contenida en la basa de datos.

5. Mejora la capacidad de administración de programas en empresas orientadas hacia proyectos, lo cual proporciona las siguientes ventajas:

• El sistema provee acceso más rápido a la información.
• El sistema permite disponer de textos, datos y graficas en forma inmediata.
• Las capacidades de manejo de programas generalmente permiten el acceso a información más detallada.

El cuadro integral de mando (balanced scorecard BSC)

Es un modelo desarrollado por los profesores Kaplan y Norton para analizar el desempeño de una organización más allá de los indicadores financieros. El BSC complementa los indicadores financieros que describen el pasado con medidas que ayudan a inducir la actuación futura de la empresa.

Parte de la visión y estrategia de la organización, se divide en cuatro perspectivas:

1. Perspectiva financiera: se localizan los objetivos estratégicos referentes a los alcances financieros.
2. Perspectiva del cliente: se ubican los objetivos enfocados en beneficiar y atender a los clientes de la organización.
3. Perspectiva interna: se enfoca en los objetivos que la empresa debe cumplir.
4. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento: objetivos estratégicos que servirán de piso al resto de los objetivos de la organización.

En cada una de las perspectivas se tienen en cuenta los siguientes elementos:

• Objetivos estratégicos: en donde se define que se quiere realizar. Para cada objetivo estratégico se crean indicadores que permiten entender la evolución y avance del objetivo estratégico.
• Meta: estas metas son para cada uno de los indicadores de los objetivos estratégicos.
• Iniciativas: estas darán vida a los proyectos que impulsan el logro de los objetivos.

Los objetivos estratégicos se vinculan a las diferentes perspectivas.

El principal aporte del BSC es que proporciona una estructura para transformar la estrategia de una empresa en términos operativos.

El modelo se convierte en un sistema de información muy completo para los administradores ya que le permite hacer un monitoreo de la empresa a través de los indicadores que se crean para cada uno de los objetivos estratégicos de la organización.

Ventajas del BSC

•  Ayuda a comunicar la estrategia para que los objetivos que se han creado tengan mayor posibilidad de lograrse.
• Es un sistema de apoyo para los ejecutivos ya que cuenta con los indicadores que permiten evaluar la ejecución de la estrategia de la empresa.
• Integra la esencia de lo más importante para la organización en cada uno de los niveles organizacionales.
• Proporciona información de diversos aspectos de la organizacion, tales como: finanzas, mercadeo, clientes, procesos, infraestructura, recursos humanos, etc.
• Incrementa el grado de motivación del personal de la organización ya que es sencillo comprender el vínculo de las tareas de todos con la estrategia de la empresa.
• Permite prever el futuro gracias a los indicadores ya que estos no muestra únicamente información del pasado sino que ayuda a pronosticar resultados de la organización.

El BSC debe incorporarse con el área de informática, ya que una vez definidos los objetivos e indicadores para el mapa principal de la organización se puede vincular las tecnologías de información como parte de la perspectiva de innovación que representan las bases sobre las que funciona la estrategia.